V roce 2025 se registrace společnosti v Polsku stává nejen administrativním postupem, ale strategickým krokem pro mezinárodní podnikatele, kteří usilují o udržitelný růst a přístup na evropské trhy. Podle údajů Evropské komise je Polsko mezi třemi nejlepšími zeměmi EU, co se týče růstu HDP a počtu nových právnických osob. Podíl zahraničních zakladatelů nově vzniklých společností přesáhl 28 %. Tato statistika není jen překvapující, ale také přiměje k úvahám: proč se právě Polsko stává centrem podnikání z Evropy, Asie a SNS?
Za atraktivními čísly se ale skrývají i výzvy: zpřísnění compliance a AML procedur, nové požadavky na zveřejnění skutečných majitelů (UBO), obtíže při otvírání bankovních účtů a stálé změny v korporátním a daňovém právu. Jak minimalizovat rizika, neztratit čas a zdroje, a hlavně získat skutečnou konkurenční výhodu? Jak vytvořit strukturu, která obstojí auditu, daňovým kontrolám a umožní škálování byznysu v EU?
V tomto článku sdílím praktického průvodce krok za krokem, založený na zkušenostech COREDO s realizací stovek projektů pro registraci právnického subjektu v Polsku pro klienty z Evropy, Asie a SNS. Pokud nechcete jen založit firmu v Polsku, ale vytvořit udržitelnou platformu pro mezinárodní obchod, čtěte dále. Zde najdete nejen odpovědi na nejožehavější otázky, ale i strategické myšlenky, které vám umožní předstihnout trh.
Registrace společnosti v Polsku: základní požadavky a fáze
Požadavky pro zahraniční zakladatele a výběr organizačně-právní formy
V roce 2025 může otevřít firmu v Polsku prakticky jakýkoli zahraniční občan nebo právnická osoba bez ohledu na zemi původu. Hlavním předpokladem je dodržení postupů KYC a AML a také transparentnost vlastnické struktury. Tým COREDO realizoval projekty se zakladateli z EU, Asie a SNS, včetně složitých holdingových struktur a společných podniků.
Nejpoužívanější forma: Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.), nebo s.r.o. Je optimální pro malé a střední podniky, ale také pro holdingové struktury. Pro rozsáhlé investiční projekty nebo vstup na burzu se používá akciová společnost (S.A.). Také je možné registrovat pobočku zahraniční společnosti nebo zastoupení, rozhodnutí závisí na cílech, daňové strategii a požadavcích na licencování.
Omezení pro zahraniční zakladatele jsou minimální: není požadováno rezidentství ředitelů, ale při činnosti v regulovaných oblastech (finance, platební služby, krypto) bude potřeba další licencování a přísnější due diligence. Praxe COREDO potvrzuje, že promyšlená korporátní struktura a správné zveřejnění skutečných majitelů značně urychluje proces registrace a snižuje rizika odmítnutí ze strany bank a regulatorních orgánů.
Potřebné dokumenty pro registraci firmy v Polsku
Pro registraci s.r.o. v Polsku (Sp. z o.o.) bude potřeba následující sada dokumentů:
- Zakladatelský memorandum a stanovy společnosti (v polském jazyce)
- Rozhodnutí o jmenování ředitelů a rozdělení podílů
- Potvrzení právního sídla (nájemní smlouva nebo potvrzení o vlastnictví)
- Plná moc pro zástupce (pokud se využívá)
- Překlady dokumentů zakladatelů (s apostilou, pokud je potřeba)
- Žádost o zařazení do rejstříku KRS
Právní sídlo pro podnikání v Polsku: požadavky a nuance
Právní sídlo pro podnikání v Polsku je nutnou podmínkou registrace. Určuje daňovou rezidenci společnosti a ovlivňuje výběr daňového úřadu. Pro potvrzení adresy je třeba nájemní smlouva nebo potvrzení o vlastnictví, stejně jako souhlas pronajímatele s použitím prostor jako právního sídla.
Elektronická registrace společnosti v Polsku: S24, KRS a digitální podpis
Online registrace přes platformu S24
Od roku 2025 se elektronická registrace společnosti v Polsku přes platformu S24 stala maximálně pohodlnou a rychlou. Platforma umožňuje zaregistrovat s.r.o. (Sp. z o.o.) online jen za 1–3 dny, pokud jsou dokumenty v pořádku a zakladatelé mají kvalifikovaný elektronický podpis (kwalifikowany podpis elektroniczny) nebo důvěryhodný profil (Profil Zaufany).
Krok za krokem:
- Zřízení uživatelského účtu na S24 a nahrání zakladatelských dokumentů (stanovy, memorandum, údaje zakladatelů).
- Podpis dokumentů elektronickým podpisem každého zakladatele.
- Platba registračního poplatku online.
- Odeslání balíčku dokumentů do KRS přes platformu.
- Přijetí potvrzení o registraci a výpisu z KRS.
Registrace KRS: zvláštnosti a rozdíly s CEIDG
KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) je státní soudní rejstřík, do kterého jsou zařazeny všechny právnické osoby (s.r.o., a.s., pobočky). Na rozdíl od CEIDG (rejstřík individuálních podnikatelů), je KRS používán pro společnosti s korporátní strukturou a povinným zákkladním kapitálem.
Hlavní rozdíl: registrace v CEIDG je vhodná pouze pro fyzické osoby, zatímco KRS, pro všechny formy právnických osob. Vložení údajů do KRS vyžaduje přesnost a soulad všech dokumentů se standardy korporátního práva Polska. Praxe COREDO často naráží na situace, kdy si klienti tyto rejstříky pletou, což vede ke zpožděním a dodatečným nákladům.
PESEL, důvěryhodný profil a elektronický podpis
PESEL pro podnikání, to je osobní identifikační číslo, které je nezbytné pro zakladatele a ředitele, kteří nejsou občany Polska. Získání PESEL je možné při návštěvě obce nebo online, pokud máte důvěryhodný profil (Profil Zaufany).
Základní kapitál, platba akcií a struktura vlastnictví
Základní kapitál: minimální požadavky a formy vkladu
Minimální výše základního kapitálu společnosti v Polsku pro s.r.o. činí 5 000 PLN (≈1 150 euro). Důležité: kapitál může být vložen nejen peněžními prostředky, ale také majetkem, duševním vlastnictvím, pohledávkami. Ocenění aktiv při registraci provádí nezávislý odborník, pokud je kapitál vkládán v nepeněžní formě.
Struktura vlastnictví, zveřejnění skutečných majitelů a UBO
Od roku 2025 se požadavky na zveřejnění skutečných majitelů (UBO disclosure) zpřísnily: všechny společnosti musí vložit údaje o konečných skutečných vlastnících do Centrálního rejstříku skutečných vlastníků (CRBR) do 7 dnů po registraci. Nedodržení lhůt hrozí značnými pokutami.
Compliance a AML procedury při registraci podnikání v Polsku
Due diligence a audit právních rizik
Před registrací COREDO vždy provádí due diligence při registraci: komplexní prověření zakladatelů, zdrojů finančních prostředků, korporátní struktury a historie podnikání. To umožňuje odhalit a minimalizovat právní a daňová rizika, zejména pro zahraniční zakladatele.
- Nesoulad dokumentů s požadavky KRS
- Nedostatečná průhlednost vlastnické struktury
- Přítomnost negativních informací o skutečných vlastnících
- Chyby v překladech a notářském ověření
AML požadavky: jak zajistit soulad
Compliance a AML procedury při registraci: to není formalita, ale nevyhnutelná podmínka pro přístup k bankovním a finančním službám. Hlavní fáze:
- Identifikace a ověření všech zakladatelů a skutečných vlastníků
- Potvrzení zdroje prostředků pro základní kapitál
- Kontrola přítomnosti na seznamu sankcí a negativních informací
- Vložení dat do CRBR a dalších státních rejstříků
Otevření bankovního účtu a registrace DPH
Postup otevření bankovního účtu pro společnost
bankovní účet pro společnost – jeden z nejsložitějších kroků pro zahraniční zakladatele. Banky vyžadují kompletní sadu korporátních dokumentů, potvrzení právního sídla, zveřejnění UBO a absolvování AML procedur.
- Předem připravit dokumenty, včetně překladů a apostil
- Provest interní audit compliance rizik
- Vybrat banku, která se specializuje na práci se zahraničním kapitálem
- Využívat doporučení a podporu zkušeného právního partnera
Registrace DPH a daňové aspekty
Registrace DPH v Polsku je povinná pro společnosti, které plánují obchodní nebo servisní činnost v EU. Procedura trvá 1–2 týdny a vyžaduje poskytnutí podnikatelského plánu, smlouvy o pronájmu a potvrzení základního kapitálu.
- CIT (korporátní daň), 19% (nebo 9% pro malé podniky)
- VAT, 23% (standardní sazba)
- Daň z dividend, 19% (s možností snížení podle mezinárodních dohod)
Korporátní řízení a podpora podnikání v Polsku
Korporátní řízení, ochrana aktiv a duševního vlastnictví
Požadavky na korporátní řízení v polských společnostech zahrnují pravidelné pořádání schůzí, vedení zápisů, zveřejňování informací o skutečných majitelích a dodržování GDPR. Zvláštní pozornost by měla být věnována ochraně duševního vlastnictví, zejména při registraci IT společností, startupů a holdingů.
Právní podpora a automatizace dokumentace
Role právního partnera překračuje rámec registrace: podpora registrace společnosti v Polsku zahrnuje automatizaci dokumentace, přípravu na audity, daňové a compliance kontroly. Řešení COREDO umožňují integrovat elektronickou dokumentaci, což urychluje procesy a snižuje náklady.
Zvláštnosti registrace společnosti pro získání povolení k pobytu (Karta Pobytu)
Karta Pobytu, povolení k pobytu, které lze získat registrací společnosti a vytvořením pracovních míst. Požadavky zahrnují skutečnou hospodářskou činnost, existenci kanceláře, placení daní a příspěvků. Zkušenosti COREDO ukazují, že optimální struktura podnikání a transparentnost finančních toků podstatně zvyšují šance na získání povolení k pobytu pro zakladatele a zaměstnance.
Obtíže, chyby a nové změny v legislativě 2025
Typické chyby a obtíže při registraci
- Nesprávné překlady a absence notářského ověření dokumentů
- Překročení lhůty pro zveřejnění UBO
- Nedostatečná pozornost k AML procedurám
- Chyby při výběru právního sídla a struktury vlastnictví
Nové změny v legislativě pro registraci právnických osob
V roce 2025 vstoupily v platnost nové předpisy o zveřejňování skutečných vlastníků, zpřísnily se požadavky na AML a compliance a rozšířil se seznam druhů činnosti vyžadujících licenci. Pro vstup na trhy EU, Asie a Afriky je důležité zohlednit požadavky na přeshraniční strukturování podnikání, ochranu osobních údajů (GDPR) a integraci s evropskými platebními systémy.
Klíčové závěry a praktické doporučení
| Etapa registrace | Časové rozpětí (dny) | Základní náklady (euro) | Klíčová rizika a nuance |
|---|---|---|---|
| Příprava dokumentů | 2–5 | 300–800 | Překlady, notářské ověření |
| Otevření právního sídla | 1–3 | 100–500 | Nájemní smlouva, potvrzení adresy |
| Registrace přes S24/KRS | 1–7 | 150–300 | Elektronický podpis, PESEL |
| Otevření bankovního účtu | 3–10 | 0–200 | AML kontrola, možné odmítnutí |
| Registrace DPH | 7–14 | 0–100 | Kontrola daňového úřadu |
Praktické doporučení
- Začněte s auditováním vlastnické struktury a přípravou kompletního balíku dokumentů v souladu s požadavky KRS a CRBR.
- Používejte elektronickou registraci přes S24 k urychlení procesu a snížení nákladů.
- Včasně získejte PESEL a elektronický podpis pro všechny zakladatele.
- Proveďte compliance a AML kontroly před podáním dokumentů, abyste se vyhnuli blokaci účtů a odmítnutí bankami.
- Pro složité struktury a mezinárodní projekty zapojte odborníky COREDO k podpoře ve všech fázích, včetně otevírání účtů, registrace DPH, licencování a ochrany duševního vlastnictví.
- Zavádějte automatizaci dokumentace ke zvýšení průhlednosti a připravenosti na audity.
- Sledujte změny v legislativě a aktualizujte korporátní strukturu podle nových požadavků.