Memorandum o porozumění, neboli Memorandum of Understanding (dále jen “MOU”), se používá v situacích, kdy si strany přejí písemně zachytit záměr spolupracovat a obecná pravidla vzájemné interakce, ale zatím nejsou připraveny uzavřít plnohodnotnou právně závaznou smlouvu. V byznysu, veřejném sektoru i v neziskových projektech slouží MOU jako určitá „roadmapa“ partnerství – popisuje cíle, role, očekávané výsledky a základní procesy společné práce.
Ve většině případů je MOU chápáno jako dokument, který nevytváří právně vymahatelné závazky. Vyjadřuje „vážný úmysl“, morální závazek a politickou či obchodní vůli spolupracovat, ale ne vždy předpokládá možnost přímého soudního vymáhání v případě porušení. Zároveň však platí, že pokud MOU používá tvrdé formulace ohledně práv a povinností, může soud takový dokument uznat částečně nebo zcela závazným, a proto je třeba formulace volit velmi pečlivě.
Níže uvádíme klíčové kroky a prvky, které vám pomohou připravit „správné“ memorandum, srozumitelné oběma partnerům a odolné vůči nedorozuměním.
Níže je několik kroků, jimiž se můžete řídit, abyste napsali dobré Memorandum o porozumění:
1. Jasně určete účel a právní povahu dokumentu:
Před začátkem práce je potřeba si ujasnit, k čemu přesně má MOU sloužit. Může jít o přípravu na budoucí smlouvu, spuštění pilotního projektu, otestování partnerství, rámcovou dohodu o spolupráci v několika oblastech. Na cíli závisí struktura dokumentu i úroveň detailu.
Důležité je také rozhodnout, zda se předpokládá, že MOU nebude právně závazný. Obvykle se v preambuli nebo v samostatném článku výslovně uvádí, že memorandum zachycuje záměry stran, nevytváří právně závazné povinnosti a nepředpokládá finanční závazky, pokud není výslovně dohodnuto jinak. Taková ustanovení jsou široce používána v typových šablonách mezinárodních organizací a státních orgánů.
2. Správně popište strany a jejich oprávnění:
Na začátku memoranda se podrobně identifikují strany – úplné názvy, právní forma, registrační údaje a adresy. U větších organizací se často navíc popisuje role každé strany v budoucí spolupráci (například „technický partner“, „organizátor“, „finanční dárce“).
Zvláštní pozornost je třeba věnovat osobám, které MOU podepisují. V mnoha příručkách k přípravě memorand se zdůrazňuje, že dokument mají podepisovat právě oprávnění zástupci s právem jednat jménem organizace. Tím se snižuje riziko, že bude dokument zpochybněn uvnitř společnosti nebo ze strany dozorových orgánů.
3. Formulujte předmět a oblast spolupráce:
Dobré MOU vždy odpovídá na otázku „o čem přesně jsme se dohodli“. V části o předmětu a oblasti spolupráce se obvykle popisují:
- oblasti a směry spolupráce (např. společný výzkum, výměna dat, marketingová spolupráce, společné vzdělávací programy);
- časový rámec a geografické vymezení projektů;
- cílové skupiny nebo trhy, na něž se spolupráce zaměřuje.
Formulace by měly být dostatečně konkrétní, aby měly strany společné chápání výsledku, ale zároveň by neměly partnerství „svazovat“ nadměrnými podrobnostmi, které je vhodnější ponechat pro následné smlouvy nebo přílohy.
4. Popište role, povinnosti a zdroje stran:
Silnou stránkou MOU je možnost předem si vyjasnit, kdo co dělá a za co odpovídá. Praktická doporučení radí popsat zejména:
- základní povinnosti každé strany (organizace akcí, zajištění infrastruktury, technická podpora, personální zapojení);
- rozsah a povahu zdrojů, které strany poskytují (personál, prostory, vybavení, informační podporu);
- koordinační mechanismy (společný koordinační výbor, určení kontaktních osob, pravidelná jednání).
I v případě, že dokument není zamýšlen jako právně závazný, taková míra konkretizace snižuje riziko střetu očekávání a pomáhá stranám plánovat zdroje.
5. Určete dobu trvání a ukončení memoranda:
V MOU se obvykle uvádí datum nabytí účinnosti a datum ukončení, případně je sjednána otevřená doba trvání vázaná na určitá událost. Dále se doporučuje popsat:
- možnost prodloužení na základě vzájemné dohody;
- právo každé ze stran memorandum vypovědět s předem stanovenou výpovědní dobou;
- co se stane s již zahájenými projekty a závazky v případě ukončení (např. dokončení stávajících iniciativ nebo uzavření samostatné dohody o jejich dalším osudu).
6. Zohledněte důvěrnost a ochranu údajů:
I když MOU samo o sobě neobsahuje obchodní tajemství, v průběhu spolupráce si strany často vyměňují citlivé informace. Proto je vhodné do dokumentu zahrnout ujednání o zachování důvěrnosti a při práci s osobními údaji odkázat na příslušné právní předpisy na ochranu údajů (např. GDPR pro projekty v EU).
V některých případech jsou otázky důvěrnosti a zpracování údajů podrobněji upraveny v samostatné smlouvě, na kterou MOU pouze odkazuje.
7. Upravení potenciálních střetů zájmů:
Pokud jedna strana projekty financuje a druhá je hodnotí nebo rozděluje zdroje, může vzniknout střet zájmů. Dobrá praxe doporučuje přímo stanovit, jak budou strany takové situace identifikovat a řešit, aby se předešlo pochybnostem o objektivitě nebo zneužití postavení.
Může jít například o povinnost střet zájmů včas oznámit, zákaz činit určitá rozhodnutí v situaci střetu a stanovení procedury pro jeho posouzení.
8. Rozhodné právo, jazyk a struktura dokumentu:
U mezinárodních projektů MOU zpravidla obsahuje ustanovení o rozhodném právu a jazyce, v němž je dokument sepsán a který bude mít přednost v případě rozdílů v překladech.
Co se týče struktury, mnoho šablon a doporučení opakovaně používá podobné prvky:
- preambule a stručné pozadí spolupráce;
- účel a předmět memoranda;
- zásady spolupráce;
- povinnosti a zdroje stran;
- řízení a koordinace;
- důvěrnost, data a duševní vlastnictví;
- doba trvání, změny a ukončení;
- řešení sporů;
- podpisy a identifikační údaje stran.
9. Styl, šablony a právní revize:
Otevřené zdroje se shodují v hlavním doporučení: MOU by mělo být napsáno jednoduchým a srozumitelným jazykem, bez zbytečného právního žargonu, s maximálně konkrétními formulacemi a bez dvojznačností. To je obzvláště důležité proto, že mnoho účastníků projektů nemá právní vzdělání, ale v každodenní práci se na memorandum spoléhá.
Šablony dostupné na internetu a u mezinárodních organizací se hodí jako výchozí bod, ale vždy je třeba je přizpůsobit konkrétnímu projektu, příslušným jurisdikcím a odvětvovým požadavkům.
Před podpisem MOU je vhodné nechat dokument zkontrolovat právníkem, zejména pokud jde o přeshraniční spolupráci, složitou finanční strukturu nebo práci s citlivými údaji. Odborník pomůže formulace upravit tak, aby dokument skutečně odpovídal vůli stran – aby nebyl zbytečně „tvrdý“ ani naopak příliš neurčitý.
10. Získejte schválení od příslušných orgánů:
V závislosti na povaze ujednání může být před konečným uzavřením MOU potřeba získat souhlas příslušných orgánů. Představme si například, že Memorandum o porozumění uzavírá státní instituce nebo nezisková organizace – v takovém případě může být nezbytné schválení představenstvem nebo jiným řídicím orgánem.
Na závěr lze říci, že Memorandum o porozumění je užitečným nástrojem pro nastavení pracovních vztahů nebo partnerství mezi dvěma stranami. Budete-li se řídit výše popsanými kroky, můžete připravit kvalitní memorandum, které jasně stanoví podmínky spolupráce a pomůže zajistit harmonické a úspěšné partnerství.
Jak vám může COREDO pomoci?
Pokud potřebujete připravit MOU se zahraničním či místním partnerem nebo se státním orgánem, je důležité nejen správně vyjádřit záměry, ale také se vyhnout nežádoucím právním důsledkům. Odborníci COREDO vám mohou:
- pomoci určit, zda je ve vaší situaci dostačující memorandum, nebo je nutná plnohodnotná smlouva;
- připravit nebo upravit text MOU s ohledem na použitelné právo a odvětvovou praxi;
- přizpůsobit mezinárodní šablony specifikům vašeho projektu a jurisdikce;
- podpořit vás při jednáních s partnerem až do podpisu dokumentu.
Tím získáte memorandum, které poctivě a jasně odráží vůli stran, snižuje riziko nedorozumění a vytváří pevný základ pro další smluvní úpravu vztahů.